TIPS LANGKAH LANGKAH DALAM MENCARI MEDIA PARTNER & SPONSORSHIP
Yang harus kalian ketahui dalam sebuah acara divisi sponsorship & media partnership merupakan bagian yang penting dalam jalannya sebuah acara. Sponsorship merupakan salah satu unsur penting dalam pendanaan acara yaitu bisa sebagai sumber pemasukan terbesar sebuah acara, sedangkan media partner merupakan unsur penting dalam publikasian sebuah acara. Tentunya dua divisi ini merupakan divisi yang selalu berhubungan dengan dunia luar, sukses atau tidaknya suatu acara bisa tergantung dari dua divisi ini. Selain itu 2 divisi ini saling terkait satu sama lain. Berikut merupakan langkah-langkahnya:

1) Bermimpi
Menurut saya langkah awal yang harus dijalani adalah bermimpi, karena mimpi merupakan motivasi awal kita dalam memulai sebuah pekerjaan. “hidup berawal dari mimpi” merupakan kalimat bijak yang dapat memotivasi kita. Beban yang akan kita jalani kedepannya akan berat, dengan bermimpi kita akan mempunyai target yang akan kita capai nantinya. Sebagai contoh, acara yang kita jalani adalah seminar, jikalau acara yang kita jalani adalah event seminar tahunan yang sudah mempunyai nama /sukses pastinya tidak begitu sulit untuk mencari media partner & sponsorship apalagi dari institusi yang ternama. Tetapi apabila acara yang akan dimuat adalah acara baru yang pertama kali dibuat dan kita berasal dari institusi yang baru pula dan belum mempunyai nama. Tentunya itu akan menjadi tugas berat. Maka mimpi yang harus ditekan kan adalah mimpi untuk mensukseskan acara ini dengan kapasitas yang kita punya. Pikirkan dalam otak kalian mimpi yang setinggi tingginya, bahwa kita bisa untuk mencapai kesepakatan dengan media partner maupun sponsor yang sebanyak banyaknya bahkan bisa mengalahkan acara yang dibuat oleh institusi yang lebih besar. Dengan mimpi itu secara tidak langsung akan memotivasi diri kita dalam bekerja.

2) Cari Nama-Nama Sponsor & Media Yang Sesuai Dengan Acara Yang Akan Dibuat
Dalam langkah ini merupakan tahap pencarian nama-nama sponsor maupun media partner yang sesuai dengan acara yang akan kita buat. Kita harus mengetahui target pasar dari acara ini maupun jenis acara yang akan kita buat. Contoh kita akan membuat acara olahraga sponsor yang cocok adalah minuman berenergi, produsen alat-alat olahraga, bank dll, lalu media partnernya adalah majalah olahraga, Koran olahraga, radio, televise dll. Jika kita membuat seminar kewirausahaan sponsor yang cocok adalah bank, produsen alat-alat tulis & kantor, produsen makanan ringan, minuman ringan dll, lalu media partnernya adalah majalah bisnis, radio bisnis, radio, televisi dll. Buat daftar sponsor dan media partner yang sebanyak banyaknya, jika perlu cari referensi dari poster-poster acara sejenis yang telah dilaksanakan bahkan telah mempunyai nama, sponsor & media partner apa saja yang telah mensuport acara mereka, biasanya sponsor / media partner tersebut merupakan perusahaan ataupun institusi yang memang rajin mensupport acara-acara seperti itu. Lebih disarankan untuk mencari sponsor & media yang didalamnya terdapat link/kekerabatan yang dekat dengan panitia acara ataupun institusi dari kepanitiaan itu sendiri, karena setidaknya proposal pengajuan kita menjadi prioritas utama untuk dibaca ataupun diterima jika dibandingkan dengan proposal acara lainnya. Perlu diingat jika proposal yang masuk ke sebuah perusahaan ataupun media tidak hanya proposal acara kita saja kemungkinan banyak proposal acara lain ikut masuk juga besar. Contoh: paman dari si A yang merupakan wakil ketua panitia merupakan direktur Garuda Indonesia

3) Pastikan Alamat Sponsor & Media Partner Dan Contact Person Yang Bisa Dihubungi
Dalam tahapan ini adalah mencari alamat-alamat dari sponsor & media yang telah kita kita buat daftarnya. Daftar yang telah kita buat pastikan dengan rapih dan tidak tercecer, alamat dan contact person bisa dicari melalui banyak cara, bisa melalui internet, koneksi teman/kerabat dll, bila media bisa dilihat di media terbitannya apabila media cetak, biasanya media mencantumkan alamat redaksi, jajaran redaksi, maupun alamat dan nomer telephone nya. Untuk media biasanya contact person yang bisa dihubungin untuk media partnership adalah bagian promosi. Disarankan alamat & contact person dari media & sponsor yang didapat dari koneksi/kekerabatan dijadikan prioritas utama Karena setidaknya kesempatan untuk diterima lebih besar

4) Buat Proposal Dengan Baik Dan Semenarik Mungkin, Dengan Mencantumkan Kontraprestasi Dan Kompensasi Yang Jelas, Rinci, Dan Lengkap
Proposal yang baik dan semenarik mungkin tentunya akan lebih membuat pihak sponsor yang menerima proposal kita akan lebih semangat dalam membaca membaca proposal kita dibandingkan dengan proposal standar, ingat proposal yang masuk ke sponsor & media, mungkin saja tidak hanya proposal acara kita, jadi buatlah proposal yang se kreatif mungkin. Proposal yang baik dan menarik bisa diartikan sebagai bentuk proposal yang didesain semenarik dan seunik mungkin dan didalamnya tetap terdapat point-point penting acara yang akan kita buat. Didalam proposal tersebut terdapat rincian acara yang akan kita buat, khusus untuk media partner & sponsorship, kita harus lah mencantumkan rincian anggaran yang akan kita keluarkan, dan juga kontraprestasi dan kompensasi yang jelas dan sangat rinci. Karena hal yang paling dicari oleh sponsor & media partner adalah keuntungan yang bisa diperoleh jika mereka berpartisipasi dalam acara kita apakah sebanding dengan yang akan mereka keluarkan. Contoh: untuk sponsor biasanya terdapat paket-paket sponsorship, berapa yang harus mereka keluarkan, dan apa yang mereka dapatkan haruslah tercantum, jika mereka memilih memberi uang dengan nominal Rp. 20.000.000 ,00, mereka akan mendapatkan booth/ stand di acara, adlips dari mc selama acara, logo mereka di publikasi acara dll.


5) Sebar proposal yang telah dibuat ke perusahaan dan media yang telah kita buat daftarnya
Setiap perusahaan pasti mempunyai budaya perusahan yang berbeda, ada perusahaan yang masih mengunakan media fax maupun media e.mail dalam mengirim/dikirim surat-surat penting. Jika kita sudah mendapat jawaban untuk mengirimkan proposal kita kepada perusahaan tujuan kita, sebaiknya Tanya dahulu mereka meminta kita mengirimkan proposal dengan acara apa, misalkan melalui e.mail, faximile ataupun langsung diantarkan kekantornya. Itu semua harus kita lakukan sesuai dengan permintaan perusahaan. Tapi alangkah baiknya jika kita mengantarkan proposal langsung kepada perusahaan yang dituju dan juga bagian yang dituju seperti bagian promosi. Buatlah kesan pertama yang baik dan sopan karena kesan pertama begitu penting dalam suatu hubungan bisnis dan relasi

6)Follow Up terus proposal yang telah masuk ke perusahaan / media tersebut
Banyak cara untuk memfollow up proposal yang telah kita ajukan kepada perusahaan ataupun media – media tadi, baik itu melalui media telvon maupun e.mail. Tentunya disini kita harus memperhatikan faktor kesopanan, jika kita ingin menelvon perusahaan tersebut ataupun menelvon orang yang seharusnya kita hubungi dalam memproses proposal itu, lihat dulu waktunya, apakah akan menganggu atau pada saat jam istirahat & makan siang. Jadi upayakan mementingkan factor kesopanan dan juga jangan lelah untuk berusaha memfollowup karena kita yang lebih butuh mereka, bukan mereka yang butuh kita. Jika orang itu ditidak ada ditempat coba lagi dan coba lagi, sampai ada kejelasannya apakah proposal itu ditolak, diterima, ataupun mereka kurang mengerti dan meminta kita untuk presentasi didepan mereka untuk memperjelas acara kita

7) Jika diminta presentasikan acara kita dengan sebaik mungkin
Biasanya jika perusahaan tidak jelas akan proposal yang kita berikan dan mereka tertarik untuk berpatisipasi dalam acara kita maka mereka akan memanggil kita untuk mempresentasikan acara yang akan kita buat secara terperinci. Buat presentasi yang sebaik mungkin untuk meyakinkan mereka bahwa mereka setuju dan tertantang untuk mesponsori ataupun mensuppot acara kita melalui medianya. Jelaskan acara yang akan kita buat secara baik dan benar. Tapi biasanya perusahaan akan meminta kita presentasi lebih kepada sponsorhip, karena mereka akan mengeluarkan uang yang tidak sedikit untuk mensponsori acara kita

8) Setelah mendapat jawaban dari perusahaan / media pertimbangkan permintaan dan pemberian perusahaan apakah sesuai dengan acara kita & jangan sampai mengacaukan konsep acara
Setelah mendapat jawaban dari pihak sponsor & media partner pertimbangkan kembali point – point yang diberi oleh pihak sponsor & media partner, diskusikan dengan tim dan juga ketua panitia, disini peran ketua panitia harus memutuskan secepat mungkin, karena biasanya sponsor & media partner tidak akan menunggu lama jawaban dari kita.
Apabila ada point yang tidak dapat kita kabulkan atau setujui, misalkan, di point tersebut tertulis sponsor & media partner meminta menaruh x banner sebanyak 3 buah dan spanduk 3 buah pada saat acara, jika tempat yang akan kita pakai untuk mengadakan acara terbatas maka diskusikan lagi kepada pihak sponsor & media partner bahwa tempat acara kita terbatas, maka kita hanya bisa member tempat 1 x-banner dan juga 1 spanduk, negosiasikan hal ini sampai kedua belah pihak merasa adil dan puas, ingat sponsor itu menginvestasikan uang ataupun jasa publikasikannya kepada kita, dan kita harus membalas sesuai dengan kemampuan kita. Intinya jika ada point yang tidak bisa kita kabulkan segera negoisasikan dan ganti point yang tidak sesuai tadi dengan yang sesuai dengan kesepakatan kita. Jangan sampai kita telah menyetujui kontrak itu lalu kita mendadak member tahu pihak sponsor & media partner bahwa kita tidak dapat melaksanakan itu, kepercayaan sponsor & media partner akan luntur jika hal itu terjadi.

Berikut adalah Tips & Trik memilah sponsor yang sudah memberi jawaban:
A) Sponsor adalah perusahaan yang ingin mempromosikan produknya lewat event yang kita buat. Biasanya mereka memberikan nominal tertentu sebagai imbalan promosi yang kita lakukan. Pada saat sponsor telah memberikan dana sponsorship, sebaiknya kalkulasi ulang dana event yang akan kita buat. Seimbangkan dengan kompensasi yang dimintanya. Sebagai contoh kita akan membuat event dengan budget 10 juta, dan dana yang diberikan sponsor adalah 3 juta. Berarti posisikan sponsor itu sebagai sponsor pendukung dan berikan kompensasi yang sesuai dengan penawaran yang kita berikan. Jangan terlalu banyak branding yang menguntungkan mereka.

B) Bila kita menerima tawaran dari satu sponsor, jangan berkecil hati dan berpikir event yang akan kita adakan akan gagal dan mengalami deficit. Berikan penjelasan pada sponsor tersebut bahwa kalian hanya menerima satu sponsor yang berarti perusahaan tersebut akan menjadi sponsor tunggal atau sponsor utama. Adakan lobi dengan mereka mengenai nominal dana yang akan diberikan dan diiringi dengan kompensasi yang setimpal.

C) Untuk Media partner usahakan kita tidak mengeluarkan uang sepeserpun dalam hal beriklan di media tersebut yang kita jual adalah sistem barter. Mereka memberikan kompensasi berupa iklan di medianya ( cetak maupun elektronik ) dan kita memberikan logo – logo mereka terdapat disemua atribut publikasi acara ( spanduk, backdrop, banner, t shirt panita dll ), lalu biasanya mereka akan meminta stand untuk mereka, pertimbangkan dulu hal itu pikirkan luas tempat acara dsb jika mereka member iklan dengan nominal yang mahal haruslah menjadi pertimbangan utama untuk mendapatkan stand. Lalu mereka biasanya akan member majalah/ Koran lama ( back issue ) sebaiknya terima saja untuk dibagi-bagikan kepada peserta, itu juga merupakan salah satu bentuk promosi majalah/koran kepada peserta acara. Lalu mintalah merchandise perusahaan media tersebut bisa untuk dibagikan kepada peserta berupa doorprize dan bisa juga untuk panitia. Sekali lagi usahakan untuk media partner jangan sampai membayar sepeserpun, dan juga kita jangan terpaku hanya pada satu media dalam bernegoisasi.


D) Apabila sponsor meminta sharing produk yang disertakan dengan tiket yang dijual pada audiensi, pertimbangkan harga produk, kompensasi dengan harga tiket setelah ditambah sharing produk sponsor tadi. Harga tiket yang terlampau tinggi karena adanya sharing produk juga menentukan banyak sedikitnya audiensi yang akan datang ke acara kita

E) Mintalah sponsor memberikan minimal 50% dana event pada saat penandatanganan MOU dan sisanya dibayarkan maksimal 1 minggu setelah event yang diselenggarakan. Ada baikknya jika kita meminta 75% dana sebelum hari H untuk menghindari kelebihan pengeluaran dana panitia kita untuk menutupi pengeluaran pada hari H


F) Pertimbangkan juga tenggat waktu pembayaran sponsor. Rata-rata sponsor memberikan 50% dana sebelum hari H dalam 1-2 termin pembayaran. Sebenarnya system seperti ini tidak menjadi masalah selama 50% dari uang muka tadi sudah bisa menutup minimum 75% budget produksi,sisanya bisa didapat dari ticketing ( bila acara bertiket ), sedangkan untuk acara non-ticketing, pastikan 50% uang muka tadi bisa menutupi keseluruhan budget produksi atau kalian harus menyediakan dana untuk berjaga-jaga menutup budget produksi yang harus dibayar di hari H.

G) Jangan terlalu cepat memilih sponsor karena tergiur nominal uang yang besar. Perhitungkan lebih lanjut kompensasi yang harus diberikan kepada sponsor tersebut. Rata – rata sponsor meminta sharing tiket sesuai target yang telah disepakati sebelumnya. Pastika kita tidak terlalu ditekan oleh sponsor. Masih banyak cara lain untuk membuat event kita berjalan sukses


H) Bacalah secara teliti kontrak kerja anda dengan sponsor, jangan sampai ada hal-hal yang kiranya dapat merugikan di kemudian hari. Pernah ditemui di sebuah event dimana sponsor meminta stand dengan fasilitas listrik plus penerangan, namun karena koordinasi yang kurang, stand tersebut tidak dilengkapi listrik dan alhasil sponsor tersebut menuntut panitia dan urung memberikan dana yang sudah dijanjikan sebelumnya

I) Setelah event selesai, kembalikanlah semua property pinjaman sponsor. Jangan lupa sertakan juga dokumen event kalian, sehingga tercipta kesan baik dimata sponsor dan terbuka kesempatan untuk bekerja sama lagi dikemudian hari.
( Dikutip dari buku, Tips & Trik Event Organizing : mengelola event , Pradipta Nugrahanto )






9) Tanda tangan MOU dengan pihak sponsor / media

Jika semua point – point yang ada didalam M.O.U semuanya telah tercapai kesepakatan maka dapat disimpulkan kedua belah pihak telah menyetujui M.O.U tersebut dan dapat segera ditanda tangani oleh kedua belah pihak tentunya. Sebaiknya dari pihak panitia untuk menandatangani M.O.U ini adalah panitia yang mempunyai jabatan penting seperti ketua panitia maupun coordinator dana usaha maupun media partner. Yang pasti sang penandatangan harus bertanggung jawab terhadapa perjanjian tersebut. Selain itu tanda tangan bisa memakai materai taupun tidak, itu pula tergantung kesepakatan kedua belah pihak. Sebaiknya memakai materai agar jaminan hukumnya lebih kuat, dan jika salah satu pihak tidak memenuhi kewajibannya, pihak yang dirugikan dapat meminta pertanggung jawabannya atas nama hokum. Hati – hati dalam penandatanganan ini, periksa semua point – point yang ada jangan sampai ada yang tertinggal dan salah, koreksi dengan benar.

10) Pastikan kompensasi yang tercantum pada MOU yang terkait dengan permintaan ataupun pemberian sposor /media sudah terlaksana sebelum hari H
Sesuai dengan M.O.U yang telah ditanda tangani oleh pihak panitia dan perusahaan maka tugas kita adalah memastikan apakah point yang terkait dengan sebelum acara berlangsung terpenuhi semua, sebagai contoh:
a) Jika kita mendapat media partner yaitu Koran/majalah, radio & TV, pastikan iklan – iklan yang harusnya adalah jatah kita terlaksana, sepeti radio adlips sebanyak 2 kali sehari terdengar diradio tersebut, lalu Koran/majalah biasanya mereka akan menentukan sendiri ataupun kita yang menentukan kapan tanggal terbitnya iklan kita tersebut, lalau tugas kita adalah memastikan bahwa iklan kita tercetak/terpampang di Koran/majalah tersebut pada hari yang telah ditentukan ( biasanya Koran/majalah memberi kita jatah1 – 5 eksemplar kepada panitia ) periksa apakah benar iklan acara kita terdapat dialam majalah/Koran pada edisi tersebut.
b) Kompensasi yang kita berikan kepada perusahaan seperti logo mereka yang ada disetiap materi publikasi (spanduk, backdrop, banner, t shirt panita dll ) pastikan jangan sampai ada logo yang tertinggal karena bisa menyebabkan kerugian pada pihak panitia apabila perusahaan tersebut telah setuju mensponsori & mem-media partneri acara kita, kita tidak memasukan logo mereka disalah satu materi publikasi.
c) Apabila di M.O.U terdapat point untuk membagikan ticket sponsor & media partner, pastikan ticket telah terkirim seminggu setelah acara ataupun jangan sampai terburu buru mengirimnya jika telat naik cetak

Pastikan semua kompensasi yang tercantum pada MOU yang terkait dengan permintaan ataupun pemberian sposor /media sudah terlaksana sebelum hari H


11) Pada saat acara, Pastikan kompensasi yang tercantum pada hari H terlaksana semua

Pada saat acara berlangsung pastikan semua kompensasi yang tercantum pada M.O.U yang harus dilaksanakan pada hari H terlaksana semua, contohnya:
a) Jika ada sponsor & media partner yang mendapat jatah stand bazzar produk mereka, pastikan mereka terlayani dengan baik & memuaskan mereka
b) sponsor & media partner yang mendapat undangan /ticket gratis layanilah dengan baik sehingga mereka merasa nyaman & senang telah mensupport acara kita
c) Jangan lupa buat press release untuk media media yang datang, jika perlu adakan press conference sebelum acara dilangsungkan
d) Jika ada media yang akan mengadakan live report, bisa media radio maupun televisi layani dengan baik & ramah, jangan lupa berikan semua informasi informasi mengenai acara kita
e) Pastikan semua materi publikasi yang berisikan materi logo mereka terlihat oleh pihak sponsor & media partner
Pastikan semua kompensasi yang tercantum pada MOU yang terkait dengan permintaan ataupun pemberian sposor /media sudah terlaksana pada hari H

12) Jangan lupa pertanggung jawaban terhadap sponsor maupun media
Setelah acara yang telah kita buat selesai janganlah kita berpuas diri, jika acara kita sukses kita harus bersyukur tapi harus tetap dievaluasi kembali bagaimana kinerja kita dari awal sampai akhir. Lalu jangan sampai kita lupa akan kewajiban kita kepada pihak sponsor & media partner yang telah membantu kita. Kita harus membuat laporan pertanggung jawaban acara dan juga semua hal yang berhubungan dengan sponsor & media partner, semua materi publikasi spanduk, backdrop, banner, t shirt panita dll jika bisa diberikan kepada sponsor & media partner, missal spanduk & backdrop yang berukuran kecil cukup foto – fotonya saja, yang pasti logo mereka harus terlihat. Dan jika poster, flyer dan benda-benda kecil lainnya berikan 1-3 buah untuk dimasukan di LPJ. Jangan sampai ada materi yang tercecer dan juga ketinggalan yang berhubungan dengan acara. Dan sesegera mungkin kirim laopran pertanggung jawabannya secepat mungkin dan jangan ditunda tunda.

13) Jalin hubungan baik dengan sponsor / media jika acara kita akan berkelanjutan
Jika acara kita adalah event tahunan yang akan terus berkelanjutan, tidak ada salahnya untuk tetap menjalin hubungan, baik itu tegur sapa lewat situs jejaring social ataupun mengucapkan selamat pada hari raya. Selain berguna untuk acara kita itu berguna juga untuk diri pribadi, menambah teman dan koneksi.
Label: ,
6 Responses
  1. Cyber4rt Says:

    Artikel yang sangat bermanfaat dan menginspirasi :)


  2. Anonim Says:

    Terima kasih banyak :)


  3. makasih masukannya masbro.. izin copas yaa


  4. Good info. Makin tau apa yg harus dilakukan selanjutnya biar sukses dapetin sponsorship sama media partnernya. Thanks



  5. trimakasih infonya jangan lupa kunjungan baliknya tutortatut.xyz


Posting Komentar

  • Rezqi Fajri Ramadhan Thamyiz

    Create Your Badge

    Blog Label

    Followers

    LINK